Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Alecom Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty viimeksi 12.09.2023.
Rekisterinpitäjä
Alecom Oy (3194026-5)
Piispanpiha 4 D, 02200 Espoo
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Aleksi Huusko
Rekisterin nimi
Alecom Oy:n asiakasrekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti.
Kaikki rekisterissä olevat henkilöt eivät päädy postituslistalle, minkä tahansa yhteydenoton jälkeen. Asiakaan täytyy aina erikseen tilata ja vahvistaa uutiskirjeen tilaus. Mikäli jätät sivuilla tarjouspyynnön, tietojasi voidaan käyttää eri mainosalustoissa kohdennus- ja/tai poissulku-listoilla. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- henkilön nimi
- työnimike
- yritys/organisaatio
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- demografiset tiedot
- www-sivustojen osoitteet
- verkkoyhteyden IP-osoite
- tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
- tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
- laskutustiedot
- muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Evästeet
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Alecom Oy luovuttaa asiakastietoja voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei luovuteta kolmannen osapuolen toimijoille paitsi rekisterin ylläpitäjän käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen, palvelun laadun parantamiseen, mainonnan kohdentamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi seuraavat palvelut:
- Google Ads
- Google Drive
- Dropbox
- Facebook / Meta
- Zapier
- MailChimp
- Hubspot
- Slack
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli rekisterin sijainti tai kolmannen osapuolen palvelut sitä vaativat. Kyseiset palvelut toimivat EU–U.S. Privacy Shield -ohjelman puitteissa, jolloin tietojen siirto on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti laillista ja tietosuojan taso on varmistettu (lisätietoa).
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sijaitsee Webflow-palvelussa, joka on toteutettu käyttämällä Amazon Web Service ja Fastly palveluita. Webflow hyödyntää sisällönjakeluverkkoa (eng. Content delivery network, CDN), joka mahdollistaa tarvittavien tietojen lähettämisen nopealta ja läheisimmältä palvelimelta verkkovierailijan sijainnin mukaan. Webflow noudattaa ISO/IEC 27018:2019 standardin mukaista suojausta.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
